Brain, l'assistant IA de RG System

Brain est l'assistant conversationnel intégré à votre back-office RG System. Il vous accompagne au quotidien pour diagnostiquer un incident, générer un script ou être guidé pas à pas dans une action de remédiation, directement depuis votre dashboard.

Cette page présente les deux offres commerciales disponibles, leur fonctionnement, et la manière dont un gestionnaire de compte peut administrer les licences et le suivi de consommation.

Sommaire

- Deux offres, un seul assistant
- Qui peut administrer l'IA sur mon compte ?
- L'écran « Consommation IA »
- Gérer les licences
- Les boosters de crédits (offre packagée)
- La connexion à votre propre modèle (offre connectée)
- Utiliser Brain au quotidien
- Questions fréquentes

Deux offres, un seul assistant

Brain est disponible sous deux formules, au choix lors de la mise en place de l'add-on IA sur votre compte. Les deux donnent accès au même assistant ; elles diffèrent par la façon dont la consommation est gérée et facturée.

> Le choix entre les deux offres est fait avec votre interlocuteur commercial au moment de la mise en place et s'applique à l'ensemble du compte. Il ne peut pas être modifié en libre-service ensuite.

Qui peut administrer l'IA sur mon compte ?

L'administration des licences IA (activation, désactivation, boosters, suivi de consommation) est réservée aux gestionnaires de compte disposant du droit dédié à la gestion de l'IA. 
Ce droit s'attribue indépendamment du profil : un gestionnaire de compte peut très bien ne pas en disposer, et à l'inverse il peut être confié à un autre profil si votre organisation le souhaite.

Les autres utilisateurs (techniciens, utilisateurs finaux) n'ont pas accès à l'écran d'administration, mais peuvent à tout moment consulter leur propre solde de crédits directement depuis la barre latérale du chat Brain.

Si votre compte n'a pas souscrit l'add-on IA, ni le menu d'administration ni le bouton Brain ne sont visibles dans votre back-office : contactez votre interlocuteur Septeo IT pour l'activer.

Nouvelle entrée « IA » dans le menu

Accessible depuis Gestion > IA, cet écran centralise le pilotage de l'IA pour l'ensemble de votre organisation.

En offre packagée

Quatre indicateurs de synthèse sont affichés en un coup d'œil :

• Licences IA actives : nombre de licences actives sur le total sur le total d'utilisateur disponible et nombre de boosters actifs.
• Consommation de crédits : crédits utilisés sur crédits alloués, avec le pourcentage correspondant.
• Coût mensuel actuel : montant HT du mois en cours, détaillé entre licences et boosters.
• Coût mensuel prochaine facturation : montant HT qui sera facturé au prochain cycle, une fois les résiliations et retraits de boosters déjà programmés pris en compte.

La date de renouvellement du cycle de crédits est affichée en en-tête de l'écran.

En offre hébergée

Trois indicateurs de synthèse sont affichés sans notion de crédits ni de boosters puisque la consommation n'est pas gérée par RG System :

• Licences IA actives : nombre de licences actives sur le total d'utilisateur disponible. 
• Coût mensuel actuel : montant HT du mois en cours
• Coût mensuel prochaine facturation : montant HT qui sera facturé au prochain cycle, une fois les résiliations déjà programmés pris en compte.

Le tableau des utilisateurs

Un tableau liste, pour chaque utilisateur : son rattachement (nœud/entité), le statut de sa licence, et selon l'offre :

• Offre packagée : les boosters actifs et le niveau de consommation (crédits utilisés / alloués) ;
• Offre connectée : le statut de sa connexion à un modèle IA et le fournisseur connecté.

Un clic sur une ligne ouvre la fiche détaillée de l'utilisateur, qui permet ensuite d'activer, de désactiver une licence ou de gérer les boosters.

Une recherche par nom ou email, ainsi qu'une navigation par arborescence de comptes pour les organisations multi-entités, permettent de retrouver rapidement un utilisateur.

Gérer les licences

Activer une licence

Depuis la fiche d'un utilisateur, un gestionnaire de compte peut activer une licence IA. La confirmation rappelle le tarif applicable, ce que l'accès inclut selon l'offre du compte (accès à Brain avec 1 000 crédits mensuels en offre packagée, ou accès à Brain avec connexion à votre propre modèle en offre connectée), ainsi que l'impact sur le coût mensuel total du compte. La licence est ensuite reconduite automatiquement à chaque période tant qu'elle reste active.

Désactiver une licence

La désactivation d'une licence prend effet au prochain renouvellement, jamais immédiatement : la période déjà facturée reste acquise, sans remboursement, et l'utilisateur conserve l'accès à Brain (et à ses crédits, en offre packagée) jusqu'à cette échéance.

Cette résiliation programmée peut être annulée à tout moment avant le renouvellement.

Les boosters de crédits

Si les 1 000 crédits mensuels inclus dans une licence ne suffisent pas, vous pouvez ajouter un ou plusieurs boosters à un utilisateur pour augmenter son plafond de crédits.

Ce qu'il faut savoir avant d'activer un booster :

• Il est récurrent. Une fois activé, il est reconduit et facturé automatiquement à chaque période, jusqu'à ce que vous programmiez son retrait.
• Les crédits sont débloqués immédiatement, quel que soit le moment du cycle en cours.
• Les crédits ne sont jamais reportés d'une période à l'autre : le solde est remis à niveau à chaque renouvellement.

La fiche utilisateur affiche à tout moment le plafond de crédits du cycle en cours, le total prévu pour le cycle suivant compte tenu des éventuels retraits programmés, ainsi que le solde restant et sa date de renouvellement.

La connexion à votre propre modèle

En offre Connectée, c'est le gestionnaire de compte qui configure, pour chaque utilisateur auquel il active une licence, la connexion à un modèle IA depuis la fiche de cet utilisateur.

Il peut définir le fournisseur qu'il connecte via la liste des fournisseurs disponibles puis saisir la clé API.

Les actions Synchroniser la connexion et Déconnecter sont également disponibles et peremttent de valider la connexion avec le fournisseur ou changer de clé pour connecter un nouveau compte.

L'utilisateur final, de son côté, ne configure rien : une fois la connexion mise en place par son gestionnaire de compte, il peut échanger avec Brain normalement et retrouve le statut de sa connexion (fournisseur connecté) dans la barre latérale du chat. 

Sa consommation de tokens est facturée directement par le fournisseur choisi et n'apparaît donc pas dans le dashboard de Septeo IT.

Tant que le gestionnaire de compte n'a pas configuré de connexion pour lui, l'utilisateur voit un message l'informant qu'aucune clé API n'est synchronisée et qu'il doit se rapprocher de son gestionnaire de compte.

Utiliser Brain au quotidien

Depuis le dashboard, chaque utilisateur licencié retrouve :

• Un bouton **Nouvelle conversation** et l'historique de ses échanges précédents
• Selon l'offre, son solde de crédits et sa date de renouvellement (offre packagée), ou le statut de sa connexion IA (offre connectée)
• Un champ de saisie pour poser une question à Brain.

Trois rappels sont affichés en permanence dans l'interface de chat :

• L'IA peut commettre des erreurs.
• Aucune donnée n'est utilisée pour entraîner un modèle.
• Les actions menées par Brain sont réelles et peuvent avoir des conséquences dans votre environnement.

Questions fréquentes

1. Puis-je changer d'offre après la mise en place ?
Le choix entre offre packagée et offre connectée se fait avec votre interlocuteur commercial et n'est pas modifiable en libre-service. Contactez votre contact Septeo IT pour en discuter.

2. Que se passe-t-il si je désactive une licence en cours de mois ?
Rien d'immédiat : la licence reste active et facturée jusqu'à la fin de la période déjà payée, puis n'est pas reconduite. Aucun remboursement n'est effectué sur la période en cours.

3. Mes crédits non utilisés sont-ils reportés au mois suivant ?
Non, que ce soit pour les crédits inclus dans la licence ou pour ceux d'un booster : le compteur repart à zéro à chaque renouvellement.

4. Combien de licences puis-je activer ?
Il n'y a aucune limite de nombre de licences : vous pouvez en activer et désactiver autant que nécessaire, librement, depuis l'écran d'administration.

5. Qui peut voir mon solde de crédits si je ne suis pas gestionnaire de compte ?
Vous pouvez consulter votre propre solde à tout moment directement dans la barre latérale du chat Brain, même sans accès à l'écran d'administration.